Excel 2003完整教程:排序疑难解答

检查默认的排序次序规则Microsoft Excel 按照特定的排序次序规则对数据进行排序。

默认排序次序

在按升序排序时,Microsoft Excel 使用如下次序(在按降序排序时,除了空白单元格总是在最后外,其他的排序次序反转):

数字数字从最小的负数到最大的正数进行排序。

按字母先后顺序排序在按字母先后顺序对文本项进行排序时,Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序。例如,如果一个单元格中含有文本“A100”,则这个单元格将排在含有“A1”的单元格的后面,含有“A11”的单元格的前面。

文本以及包含数字的文本,按下列次序排序:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (空格) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

撇号 (') 和连字符 (-) 会被忽略。但例外情况是:如果两个文本字符串除了连字符不同外其余都相同,则带连字符的文本排在后面。

逻辑值在逻辑值中,FALSE 排在 TRUE 之前。

错误值所有错误值的优先级相同。

空格空格始终排在最后。

检查数字是否为数字格式如果 Excel 对某个包含值的单元格进行了错误的排序,则其原因可能是该单元格的格式设置为文本格式,而不是数字格式。例如,将会计数据导入 Excel 时,某些会计系统中的负数就会转变成文本。可将以文本形式存储的数据转换为数字形式。

操作方法

一次选中一个单元格

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“错误检查”选项卡。

  2. 请确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”框。

  3. 选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格有公式问题的单元格

  4. 在单元格旁边,单击出现的按钮,再单击“转换为数字”。

一次选中整个区域

  1. 在空白单元格中,输入数字 1。

  2. 选中单元格,并在“编辑”菜单上,单击“复制”。

  3. 选取需转换的存储为文本的数字范围。

  4. 在“编辑”菜单上,单击“选择性粘贴”。

  5. 在“运算”下,单击“乘”。

  6. 单击“确定”。

  7. 删除在第一步中输入的单元格的内容。

注释一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号 (–)。要将此文本字符串转换为数值,必须返回除最右边字符(即负号)以外的所有文本字符串字符,然后乘以 –1。例如,如果单元格 A2 中的值为“156–”,以下公式可将文本转换为值 –156。

数据公式
156-=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1

检查混合数据是否设置为文本格式如果要排序的列中既有数字又有数字与文本的混合数据(如:100、100a、200 和 200a),那么,您必须将它们设置为文本格式。否则,就会先对数字进行排序,然后再对混合数据进行排序。若要将数字设置为文本格式,请单击“格式”菜单上的“单元格”,再单击“数字”选项卡,然后单击“分类”列表中的“文本”,再单击“确定”,最后在该单元格中重新键入值。输入新数据时,若要按文本格式输入数字,请在开始键入前将单元格设置为文本格式。

检查日期和时间的格式是否正确Excel 将日期与时间当作数字进行处理。输入 Excel 可识别的日期或时间后,单元格的格式将从“常规”数字型转换为内置的日期或时间格式。为使 Excel 正确进行排序,列中的所有日期和时间都必须使用日期或时间格式。如果 Excel 无法确定某值是日期、时间或数字,那么,就会将该值设置为文本格式。若要应用正确的格式,请单击该单元格,再单击“格式”菜单上的“单元格”,然后单击“数字”选项卡。如果已将单元格设置为了文本格式,请单击“日期”或“时间”,然后选择合适的类型并单击“确定”,然后在单元格中以所选格式重新键入值。

排序前取消隐藏行和列对行排序时,隐藏的行不会移动;而对列排序时,隐藏的列也不会移动。但是,对行排序时,隐藏的列中的数据也会被排序;而对列排序时,隐藏的行中的数据也会被排序。因此,在对区域进行排序之前,请重新显示隐藏的行或列。

删除任何前导空格在有些情况下,从其他应用程序导入的数据前面可能会有前导空格。请在排序前先删除其前导空格。

检查区域设置排序次序会根据区域设置的不同而发生变化。请确保在“区域设置”中或“控制面板”的“区域选项”中已正确进行了区域设置。有关更改区域设置的详细信息,请参阅有关 Windows 的文档。

只在一行中输入列标如果需要使用多行列标,请在单元格中让文本换行显示。

检查图形对象的设置对象的设置可能已经改变,因而不能随单元格一起移动。若要将对象设置成可以随单元格一起进行排序,请单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮图像,再拖动鼠标选定需要改变其设置的对象。单击“格式”菜单上的“自选图形”、“图片”、“文本框”、“艺术字”、“控件”或“对象”,再单击“属性”选项卡上的“大小固定,位置随单元格而变”。

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