Office 2003完整教程:关于信息权限管理

注释可以使用仅在 Microsoft Office Professional Edition 2003、Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 和 Microsoft Office PowerPoint 2003 中具有的“信息权限管理”来创建带限制权限的内容。

现在,敏感信息仅可以通过限制对存储信息的网络或计算机的访问来进行控制。但是,一旦赋予了用户访问权限,就会对如何处理内容或将内容发送给谁没有任何限制。这种内容分发很容易使敏感信息扩散到从未打算让其接收这些信息的人员。Microsoft Office 2003 提供了一种称为“信息权限管理 (IRM)”的新功能,它可以帮助防止敏感信息扩散到错误的人员的手中,而不论是由于意外还是粗心。即使在文件离开您的计算机桌面之后,IRM 也可有效地帮助控制文件!

创建受限权限内容

IRM 使单个的作者可以为将访问该内容的特定人员创建具有受限权限的文档、工作簿或演示文稿。作者使用“权限”对话框(“文件”|“权限”|“不能分发”“常用”工具栏上的“权限”权限)来赋予用户“读取”和“更改”权限,以及设置内容的到期日期。例如,晓明可以赋予晓红读取文档但不能对其进行更改的权限。晓明可以接着赋予晓强对文档进行更改的权限,以及允许他保存文档。晓明还可以决定限制晓红和晓强只能在 5 天内访问此文档。只需通过单击“权限”子菜单上的“无限制的访问”或再次单击“常用”工具栏上的“权限”权限,作者就可以删除文档、工作簿或演示文稿的受限权限。

另外,公司的管理员可以在“权限”子菜单上创建在 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 和 Microsoft Office PowerPoint 2003 中可用的权限策略,并定义谁可以访问信息及用户对文档、工作簿或演示文稿具有什么级别的编辑或 Office 功能。例如,公司管理员可以定义称为“公司机密”的策略,该策略指定仅可由公司范围内的用户打开的使用该策略的文档、工作簿或演示文稿。在“权限”子菜单上一次最多可以显示 20 种自定义策略(按字母顺序),因此单个的作者可以将这些策略用于他们创建的内容。

在 Word、Excel 和 PowerPoint 中,作者可以通过使用下列一种方法在每用户或每文档的基础上限制文档、工作簿和演示文稿的权限:

访问级别

作者可以通过使用“权限”对话框根据分配给用户或组的访问级别来赋予他们一组权限:

权限策略

可以通过使用管理员已创建的任何自定义权限策略限制文档、工作簿和演示文稿的权限。在“权限”子菜单上可以找到这些策略。

查看受限权限内容

接收或打开受限权限内容的用户只需像他们处理不具有受限权限的内容一样来打开文档、工作簿或演示文稿。如果在用户的计算机上没有安装 Office 2003 或更高版本,则他们可以下载一个允许他们查看此内容的程序。

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中查看权限

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中,用户可以在“我的权限”对话框中查看赋予他们的权限:

“我的权限”对话框

在没有 Office 2003 或更高版本时查看内容

如果用户需要读取或打开受限权限内容,但在所使用的计算机上没有 Office 2003 或更高版本,则可以下载 Internet Explorer 的“权限管理加载项”或支持受限权限内容的其他程序。

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