Office 2003完整教程:关于文档工作区

文档工作区网站是 Microsoft Windows SharePoint Services 网站,可集中一个或多个文档。不管是通过直接处理文档工作区副本,还是通过处理自己的副本,同事们都可以很容易协同处理文档,他们可以使用已保存到文档工作区网站上副本的更改定期更新他们自己的副本。

文档工作区的创建

通常,使用电子邮件将文档作为共享附件发送时,会创建文档工作区。作为共享附件的发件人,您将成为该文档工作区的管理员,而所有的收件人都会成为文档工作区的成员,他们会被授予参与该网站相关讨论的权限。

创建文档工作区的另一种常见的方法是使用 Microsoft Office 程序中的“共享工作区”任务窗格(“工具”菜单)。也可使用 Windows SharePoint Services 网站上的命令来创建文档工作区。

从共享附件创建文档工作区时,网站会使用与它所基于的文档相同的名称。从“共享工作区”任务窗格或通过使用 Windows SharePoint Services 网站上的命令创建文档工作区时,则可为网站指定任何名称。

注释使用“共享工作区”任务窗格时,仅可在 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003、Microsoft Office PowerPoint 2003 和 Microsoft Office Visio 2003 中创建文档工作区。

创建文档工作区时,您的 Office 文档会存储在新文档工作区中的文档库中,在该工作区中成员可以通过在Web 浏览器或某 Microsoft Office 程序中打开您的文档来访问它。

文档工作区功能

因为文档工作区是 Windows SharePoint Services 网站,所以成员可以使用 Windows SharePoint Services 功能,如使用“任务”列表来彼此分配待办项目,使用“链接”列表来创建指向资源相关材料的超链接,以及在文档库中存储相关或支持文档。

在 Web 浏览器中打开文档工作区时,可以像自定义任何 Windows SharePoint Services 网站一样来自定义它。

文档更新

注释文档更新仅对于 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 和 Microsoft Office PowerPoint 2003 中的文档和单个文件网页 (MHTML)、Microsoft Office Visio 2003 中的文档以及 Word 和 Excel 中的 XML 文件可用。

使用 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 打开文档工作区所基于的文档的本地副本时,Microsoft Office 程序会定期从文档工作区获取更新并使它们对您可用,例如,如果其他成员已编辑他们自己的文档副本并已将那些更改保存到文档工作区中。

如果对工作区副本的更改与您对您的副本所做的更改有冲突,您可以选择保留哪个副本。

当完成编辑您的副本时,您可将更改保存到文档工作区,在那里其他成员可获取这些更改并将它们合并到他们的文档副本中。

注释对于 Word、Excel、PowerPoint 和 Visio,在文档的副本之间合并更改和解决冲突的详细方法会有所不同。

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