Office 2003完整教程:工作效率提高

Microsoft Office Outlook 2003 中的新增功能

工作效率提高

Outlook 中的新增功能


并排日历

现在,您可以在自己的日历旁边查看多个日历。日历一起滚动,使用不同的颜色并进行了标记,以便您快速比较日程表或安排会议。打开另一个人的日历时,该日历就被添加到“导航窗格”的“日历”窗格中,在这里,您可以选中人名旁边的复选框,以便显示或隐藏其日历。

记忆式键入的改进功能

在多个方面改进了记忆式键入名称建议。只需键入一个字母,记忆式键入就开始建议可能的匹配。最频繁和最近的电子邮件收件人始终首先显示在建议的名称列表中。极少使用的名称将被降级或从列表中删除。

在电子邮件中展开通讯组列表

可以通过单击通讯组列表名称旁边的加号来快速显示通讯组列表中的所有名称。这样,设置电子邮件地址时,就可以容易地添加或删除少数名称,而不必修改通讯组列表或从头开始。

通讯簿

“选择姓名”对话框进行了改进,可以显示更多信息。现在可以快速区分某个名称的电子邮件地址和传真号码。可以调整对话框大小和使之最大化,以便利用较大的显示器。

将 Word 作为电子邮件编辑器进行简化

使用 Microsoft Word 用作电子邮件编辑器撰写新邮件时,新的“电子邮件”工具栏直接显示在正文上方。替代“格式”“标准”工具栏显示的“电子邮件”工具栏将上述两个工具栏中的常用命令(如“打印”“加粗”)组合在一起,节约了屏幕空间。

联系人图片

现在可以向联系人添加图片,您可以将图片与姓名和其他信息相关联。

“联系人”“任务”“便笺”“日记”中,可以方便地切换视图。方法是:在“当前视图”下显示的视图中单击其他视图。

Outlook 图标和任务栏通知气球提示

若要节约任务栏上的空间,最小化 Outlook 时可以隐藏 Microsoft Office Outlook 2003 窗口任务栏按钮。隐藏 Outlook 窗口任务栏按钮时,仅 Outlook 图标显示在任务栏最右边的通知区域中。

默认情况下,Outlook 在任务栏最右边通知区域的气球提示中显示网络警告和连接消息。另外,如果使用 Microsoft Exchange Server 电子邮件帐户,还会在气球提示中显示来自 Exchange Server 的消息。您可以选择不显示部分或全部这些消息。这些消息都写入 Microsoft Windows“事件日志”的“应用程序”节,可在那里查看。

会议工作区

可以通过将即将召开的会议的所有信息和资料发布到一个会议工作区网站来集中这些信息和资料。该网站可跟踪与会者、文档、任务以及计划、准备和会后跟踪的其他详细信息。被邀请者随时可通过一个添加到会议要求的链接访问工作区。单击该链接,可在被邀请者的浏览器中打开工作区,在这里,被邀请者可查看、编辑信息或将信息添加到网站。使用工作区,被邀请者还能够查看会议资料的最新版本,并能够共同使用会议资料。也就是说,不必通过电子邮件系统发送大量文件来分发更新文档或请求在文档上输入。

实时附件

将 Microsoft Office 文档附加到电子邮件时,显示“附件选项”任务窗格。默认情况下,将通过与过去相同的方式发送附件。但是,如果选择“共享附件”选项,发送时,该文档被存储在一个文档工作区网站上,此网站是在运行 Microsoft Windows SharePoint Services 的可用服务器上自动创建的。共享文档有助于提高与协作过程(例如,来回传递要编辑的文档和版本控制问题等)关联的效率。

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