Office 2003完整教程:组织和管理收件箱

Microsoft Office Outlook 2003 中的新增功能

组织和管理收件箱

Outlook 中的新增功能


垃圾邮件筛选

新的“垃圾邮件筛选”可与其他 Microsoft Office Outlook 2003 功能一起工作,帮助阻止每天收到的许多不需要的电子邮件。它使用微软研究院开发的尖端技术,基于多种因素(如发送时间和邮件内容)评估一封邮件是否应该被认为是垃圾邮件。筛选不挑选特殊的发件人或电子邮件类型;通常它基于邮件的内容,并使用高级的邮件结构的分析技术确定邮件是否为垃圾邮件的可能性。默认情况下,此筛选器设置为一种可捕获最明显的垃圾邮件的低设置。筛选捕捉到的邮件被移动到“垃圾邮件”文件夹,稍后您可以在此检索或查阅邮件。

可以将邮件发件人添加到“安全发件人名单”,这样,来自这些发件人的邮件将不会被视为垃圾邮件。默认情况下,自动信任联系人,因此,也不会将来自“联系人”文件夹的人员的邮件视为垃圾邮件。您可以将 Outlook 配置为仅接受来自“安全发件人名单”的邮件,这样,可以完全控制哪些邮件可到达您“收件箱”。通过将发件人添加到“阻止发件人名单”,可以容易地阻止来自某个电子邮件地址或域名的邮件。如果您属于某个邮件列表,就可以将该列表的地址添加到您的“安全收件人名单”,这样,就不会将发送到邮件列表的邮件视为垃圾邮件。另外,如果使用 Microsoft Exchange Server 电子邮件帐户,就永远不会将来自本单位的邮件视为垃圾邮件,不管邮件内容如何。

快速标记

单击任何电子邮件旁边的标记图标,就可对电子邮件快速标记以进行后续工作。多种颜色标记便于您更容易地分类和查找邮件。只有标记为后续标志的项目才会显示在“后续标志”搜索文件夹中,此文件夹包含您的所有电子邮件文件夹中所有快速标记邮件的最新列表。

搜索文件夹

搜索文件夹是包含匹配特定搜索条件的所有电子邮件的视图的虚拟文件夹。显示的电子邮件仍然存储在一个或多个 Outlook 文件夹中。创建搜索文件夹时,有许多选项可供选择,例如,“带附件的邮件”“特定人员发来的邮件”。您也可以定义特定搜索条件,创建自己的自定义搜索文件夹,电子邮件必须满足这些搜索条件才能在搜索文件夹中显示。可以将每个搜索文件夹视为保持最新状态的保存搜索,以便始终监视所有文件夹中匹配该搜索文件夹搜索条件的任何邮件。

可以使用许多预先设计的选项(例如,“发送到通讯组列表的文件”“来自或发送给特定人员的邮件”)快速设置搜索文件夹。您可以在名为“未读邮件”的搜索文件夹中看到邮箱中每个文件夹内的所有未读电子邮件。为了帮助您减少邮箱大小,“大邮件”搜索文件夹将显示邮箱中的最大邮件(无论邮件存储在哪个文件夹中)。

桌面通知

新增的“桌面通知”改进了音频“新电子邮件”通知。“新邮件”桌面通知巧妙地淡入,其中包含发件人姓名、主题和短文本预览,这样,您就可以立即了解到新邮件是否紧急、是否应标上后续标志或是否可以在不中断另一个程序中工作的情况下安全地忽略。使用桌面通知包含的按钮可打开、标记或删除电子邮件,并且如果被忽略,可像淡入时一样巧妙地淡出。

规则

现在可以更容易地创建和组织规则。您可以使用熟悉的“Outlook 规则向导”从头开始创建自己的规则,也可以从一般用于管理收到的邮件或获得通知的多个预置规则中进行选择。例如,旅行中,您可以使用预置规则“当收到来自某人的邮件时给我的移动设备发送通知”获得会议更改通知。你也可以使用预置规则“用颜色标志标记某人发来的邮件”自动标记和优先考虑来自老板的邮件。您可以单击邮件,然后在工具栏上单击“创建规则”快速创建规则,以将电子邮件归档。规则列表还提供规则的简短摘要。现在,每条规则为您指定的每项操作显示一个图标,不必打开规则就可以知道该规则的作用。您可以将规则应用于接收到的会议要求和会议更新以及电子邮件。

创建和管理通知

如果您的单位使用 Microsoft Windows SharePoint Services 或 Microsoft SharePoint Portal Server 在网站上存储和管理文档,该网站的内容发生更改时,您将收到电子邮件通知。通知中包括文档、列表项目、文档库、列表、调查甚至搜索结果的更改,令您轻松地获得最新相关信息,提高工作效率。若要使用通知,请单击任意SharePoint Portal Server 网站中的“通知我”链接,或者选择 Outlook 中“工具”菜单上的“规则和通知”,再单击“管理通知”选项卡。可以创建用于列表和库的通知,也可以创建单个项目和项目中所有文件的通知。也可以指定需要通知的更改的种类。例如,您可以在添加、修改或删除项目或文件时收到通知。

增强的隐私功能

HTML 格式的邮件经常包括图片或声音。有时,这些图片或声音不包含在邮件本身中,而是在打开或预览电子邮件时从 Web 服务器下载。垃圾邮件发件人通过将称为“Web 信号”的内容包含在这些邮件中来利用此功能。当您阅读或预览邮件时,Web 信号会通知 Web 服务器,从而验证电子邮件地址并经常会导致给您发送更多垃圾电子邮件。为了帮助保护隐私和抗击 Web 信号,默认情况下,Outlook 配置为阻止从 Internet 下载此外部内容。 如果电子邮件试图在未经通知的情况下连接到 Internet 上 的 Web 服务器,Outlook 就会阻止此连接,直到您决定查看该内容。此功能还使您可以避免查看潜在地具有攻击性的邮件,而且,如果使用低带宽连接,此功能还使您可以决定是否能保证某个图像的下载时间和带宽。

信息权限管理

Outlook 中的“信息权限管理”使您可以创建具有受限制权限的邮件,从而有助于防止未经授权的人员转发、打印、复制或编辑邮件。发件人可单击“标准”工具栏上的“不要转发”来限制邮件的权限。

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