Word 2003完整教程:关于邮件合并数据源

数据源是一个文件,该文件包含在合并文档各个副本中不相同的数据,例如“Microsoft Outlook 联系人列表”。

邮件合并数据源

数据源如何在邮件合并中工作

可以将数据源看作表格。数据源中的每一列对应于一类信息或数据字段,例如名字、姓氏、街道地址和邮政编码。

每个数据字段的名称列在第一行的单元格中,这一行称为标题记录。每一后续的行包含一条数据记录,该记录是相关信息的完整集合,例如单独收件人的姓名和地址。

完成合并后,单独收件人的信息被映射到主文档中包含的字段。

连接至数据源

在默认情况下,在“选取数据源”对话框中连接至数据源。如果已有可使用的数据源(例如“Microsoft Outlook 联系人列表”或 Microsoft Access 数据库),则可以直接从“邮件合并”任务窗格连接至数据源。

如果没有现有数据源,也可以直接从任务窗格创建数据源。如果仅需要简单的地址列表,“邮件合并”任务窗格将指导您完成创建“Microsoft Office 地址列表”的过程。您也可以从“选取数据源”对话框中创建更复杂的数据源。

从数据源中选择特定的收件人

连接至数据源后,收件人信息出现在“邮件合并收件人”对话框中,可在该对话框中选择在合并中包含的收件人。

例如,如果需要查找在特定邮政编码区域中的客户,您可以仅选择这些客户。您也可以使用该对话框进行更高级的筛选和排序操作。

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