Word 2003完整教程:Word 中的辅助功能

Microsoft Word 包含一些辅助功能,使得具有各种需要的用户可以使用该软件,包括在行动能力、视力或其他方面稍有障碍的用户。

键盘快捷方式

显示或隐藏屏幕提示中的快捷键

  1. 在“工具”菜单中,单击“自定义”。

  2. 单击“选项”选项卡。

  3. 在“其他选项”之下,选中或清除“显示关于工具栏的屏幕提示”和“在屏幕提示中显示快捷键”复选框。

注释更改任意设置将影响所有的 Microsoft Office 程序。

为命令或其他项目指定快捷键

可以为命令、宏、字体、自动图文集词条、样式或常用符号指定快捷键。

  1. 单击“工具”菜单中的“自定义”命令。
  2. 单击“键盘”按钮。
  3. 在“将更改保存在”框中,单击要保存修改的快捷键的文档或模板名称。
  4. 在“类别”框中,单击包含所需命令或其他项目的类别。
  5. “命令”框中,单击命令或其他项目的名称。

    如果已经为其指定了快捷键,该快捷键将出现在“当前快捷键”框中。

  6. 请执行下列操作之一:

    指定快捷键

    使用 Ctrl、Alt 或功能键启动快捷键组合。
    1. 单击“请按新快捷键”框,按下要指定的快捷键组合。例如,按 Alt+ 所需键。
    2. 查看“目前指定到”,以查看该快捷键组合是否已经指定给命令或其他项,如果是这样的话,请选择其他的组合。

      重新指定快捷键组合意味着您不能再使用该组合完成以前的操作。例如,按 Ctrl+B 可将选定文本改为加粗格式,如果将 Ctrl+B 重新指定给一个新的命令或其他项,则不能通过按 Ctrl+B 将文本加粗,除非将快捷键指定恢复到初始设置。

    3. 单击“指定”按钮。

    删除快捷键

    1. 在“当前快捷键”框中,单击要删除的快捷键。
    2. 单击“删除”。

注释如果使用的是可编程键盘,则不能指定 Ctrl+Alt+F8,因为该组合键已被保留,用于初始化键盘编程。

打印快捷键列表

  1. 单击“工具”菜单中“宏”子菜单中的“宏”命令。

  2. 在“宏的位置”框中,选择“Word 命令”项。
  3. 在“宏名”框中,单击“ListCommands”命令。
  4. 单击“运行”按钮。
  5. 在“命令列表”对话框中,单击“当前菜单和快捷键设置”。
  6. 单击“确定”。
  7. 单击“文件”菜单中的“打印”命令。

获取有关键盘快捷方式的详细信息。

尺寸和缩放选项

缩放文档

可将文档放大进行浏览,也可缩小比例来查看更多的页面。

  1. 单击“显示比例”按钮图像旁边的箭头。
  2. 单击所需的显示比例。

使用 Microsoft 智能鼠标或其他定点设备实现滚动和缩放

部分鼠标和其他定点设备具有内置滚动和缩放功能,例如 Microsoft 智能鼠标。有关详细信息,请参阅定点设备的说明。

使用阅读版式视图

阅读版式视图改善了屏幕上阅读文本的分辨率和显示。

  1. 单击“常用”工具栏上的“阅读”按钮图像
  2. 如果想要增大文本字号,请在“阅读版式”工具栏上单击“增大文本字号”按钮图像

改变工具栏按钮或下拉列表框的大小

请执行下列操作之一:

增加工具栏按钮的大小

  1. 在“工具”菜单上,单击“自定义”。
  2. 单击“选项”选项卡。
  3. 选中“大图标”复选框。

更改工具栏上下拉列表框的宽度

  1. 确保要更改的工具栏是可见的。

    操作方法

    1. 在“视图”菜单上,指向“工具栏”。
    2. 请执行下列操作之一:
      • 单击要显示的工具栏。
      • 若要查看其他工具栏,请单击“自定义”。在“自定义”对话框中,单击“工具栏”选项卡,再选中要显示的工具栏的复选框。单击“关闭”。
  2. 在“工具”菜单上,单击“自定义”。
  3. “自定义”对话框打开的状态下,单击要更改的列表框 — 例如“格式”工具栏上的“字体”按钮图像“字号”按钮图像框。
  4. 指向框的左边缘或右边缘。当鼠标指针变为双箭头时,拖动框的边缘以更改其宽度。

工具栏和菜单选项

创建自定义工具栏

  1. 单击“工具”菜单中的“自定义”命令。
  2. 单击“工具栏”选项卡。
  3. 单击“新建”按钮。
  4. 在“工具栏名称”框中,键入所需的名称,再单击“确定”。
  5. 单击“命令”选项卡。
  6. 请执行下列操作之一:

    将按钮添加到工具栏

    1. 单击“类别”框中的一种类别。
    2. 将所需的命令从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

    将内置菜单添加到工具栏

    1. 在“类别”框中,单击“内置菜单”。
    2. 将所需的菜单从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。
  7. 添加完所需的全部按钮和菜单后,单击“关闭”。

在工具栏上组合相关的按钮和菜单

在组中第一个项目之前和最后一个项目之后,可以添加分隔栏以将该组与工具栏上的其他按钮和菜单区分开来。

  1. 确保要更改的工具栏是可见的。

    操作方法

    1. 在“视图”菜单上,指向“工具栏”。
    2. 请执行下列操作之一:
      • 单击要显示的工具栏。
      • 若要查看其他工具栏,请单击“自定义”。在“自定义”对话框中,单击“工具栏”选项卡,再选中要显示的工具栏的复选框。单击“关闭”。
  2. 在“工具”菜单上,单击“自定义”。
  3. 若要添加分隔栏,请保持“自定义”对话框处于打开状态,用鼠标右键单击工具栏上所需的按钮,再单击“开始一组”。分隔栏将添加到水平工具栏上按钮的左侧以及垂直固定工具栏上按钮的上方。

注释若要删除两个按钮之间的分隔栏,请拖动一个按钮靠近另一个按钮。

添加按钮、菜单或命令

请执行下列一项或两项操作:

将按钮、菜单或命令添加到工具栏

  1. 确保要更改的工具栏是可见的。

    操作方法

    1. 在“视图”菜单上,指向“工具栏”。
    2. 请执行下列操作之一:
      • 单击要显示的工具栏。
      • 若要查看其他工具栏,请单击“自定义”。在“自定义”对话框中,单击“工具栏”选项卡,再选中要显示的工具栏的复选框。单击“关闭”。
  2. “工具”菜单上,单击“自定义”
  3. 请执行下列操作之一:

    添加按钮

    1. 单击“命令”选项卡。
    2. 在“类别”框中,单击要让按钮执行的命令的类别。
    3. 将所需的命令或宏从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

    将内置菜单添加到工具栏

    1. 单击“命令”选项卡。

    2. 在“类别”框中,单击“内置菜单”。

    3. 将所需的菜单从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

    将自定义菜单添加到工具栏

    1. 单击“命令”选项卡。

    2. 在“类别”框中,单击“新菜单”。

    3. 将“新菜单”从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。

    4. 用鼠标右键单击工具栏上的新菜单,在快捷菜单上的“命名”框中键入名称,再按 Enter。

  4. 在“自定义”对话框中,单击“关闭”。

将命令添加到菜单

  1. 如果要更改的菜单位于某个工具栏上,请确保该工具栏可见。

    操作方法

    1. 在“视图”菜单上,指向“工具栏”。
    2. 请执行下列操作之一:
      • 单击要显示的工具栏。
      • 若要查看其他工具栏,请单击“自定义”。在“自定义”对话框中,单击“工具栏”选项卡,再选中要显示的工具栏的复选框。单击“关闭”。
  2. 在“视图”菜单上,指向“工具栏”。
  3. 单击“自定义”,再单击“命令”选项卡。
  4. 在“类别”框中,单击命令的类别。
  5. “命令”框中拖动所需的命令(不要释放鼠标按键),将其放置在要更改的菜单上。当菜单打开时,指向希望显示命令的位置,再释放鼠标按键。

颜色和声音选项

更改文本颜色

  1. 选定要修改的文字。
  2. 请执行下列操作之一:
    • 若要将最近使用过的颜色应用于文字,请单击“格式”工具栏上的“字体颜色”按钮图像

    • 若要应用不同的颜色,请单击“字体颜色”按钮旁的箭头,然后选择所需的颜色。

打开或关闭按钮、菜单和其他屏幕元素的声音

请执行下列一项或两项操作:

打开或关闭声音

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“常规”选项卡。
  2. 选中或清除“提供声音反馈”复选框。

注释更改此设置将影响所有的 Microsoft Office 程序。

更改声音

Windows 2000

  1. 单击“开始”,指向“设置”,然后单击“控制面板”
  2. 双击“声音和多媒体”
  3. “声音事件”列表中,单击所需的事件。
  4. 在“名称”框中,输入所需的声音。

Windows XP

  1. 单击“启动”,然后单击“控制面板”
  2. 在 Microsoft Windows 控制面板中,单击“声音、语音和音频设备”,然后单击“声音和音频设备”
  3. “声音”选项卡上,在“程序事件”列表中,单击所需的事件。
  4. “声音”框中,输入所需的声音。

更改波形下划线的颜色

您可以使用模板Support.dot 来更改波形下划线的颜色,例如用于标记可能的拼写和语法错误的下划线。

自动任务选项

使用记忆式键入

启用记忆式键入功能后,当您键入自动图文集词条的前几个字符时,Microsoft Word 会显示屏幕提示,此时您可以插入该词条或继续键入。

  1. 指向“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单,再单击“自动图文集”命令。
  2. 选中或清除“显示‘记忆式键入’建议”复选框。

使用自动图文集插入经常使用的文本和图形

自动图文集词条被分成若干类别,如“结束语”“称呼”。添加您自己的词条时,自动图文集将它们放在“常用”类别中。检查该类别以查看您所创建的词条,除非您知道它们属于另一个类别。

  1. 单击文档中要插入自动图文集词条的位置。
  2. “插入”菜单上,指向“自动图文集”,指向包含您的词条的类别,然后单击该词条。

提示

在程序中收集和粘贴

收集用于粘贴的项目

  1. 请确认 Microsoft Office 剪贴板显示在任何打开的 Office 程序的任务窗格中,或者打开“收集而不显示 Office 剪贴板”选项。

    • 如果希望在活动程序中显示 Office 剪贴板,请在“编辑”菜单上单击“Office 剪贴板”。

    • 如果要选中“收集而不显示 Office 剪贴板”选项,请显示 Office 剪贴板,单击“选项”,然后确认已选中“收集而不显示 Office 剪贴板”选项。

  2. 选定要复制的第一个项目。

  3. “常用”工具栏上,单击“复制”按钮图像

  4. 继续从任何 Office 程序的文档中复制项目,直到收集了所有所需的项目(最多为 24 条)。

注释有些情况下(如Unicode文本),剪辑管理器中显示的图像看上去有轻微的改变。这是因为剪辑库中的文本通常使用 Tahoma 字体显示。但是,在从剪辑库粘贴项目时,将还原正确的格式和字体信息。

粘贴收集的项目

  1. 如果任务窗格中未显示 Microsoft Office 剪贴板,请在“编辑”菜单上单击“Office 剪贴板”。

    注释如果 Office 剪贴板不可用,则表明您正使用不支持从 Office 剪贴板显示或粘贴多个项目的程序或视图。

  2. 单击要粘贴项目的位置。您可以将集合项目粘贴至任何 Microsoft Office 程序中。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 若要一次粘贴多个项目,请在 Office 剪贴板上单击每一个要粘贴的项目。

    • 若要粘贴复制的所有项目,可在“Office 剪贴板”任务窗格上单击“全部粘贴”按钮图像

使用“即点即输”插入文本和图形,并设置其格式。

  1. 切换到页面视图或Web 版式视图。
  2. 在文档中,将鼠标指针移到要插入文本、图形或表格的位置,然后单击以启用“即点即输”指针。

    指针的形状表明了将对要插入的内容应用的格式类型。例如,如果指向页面中心,指针形状居中显示该内容居中。

  3. 双击,然后照常键入文本或插入内容。

注释

快速设置自动更正和粘贴选项

编辑文档时,可使用文档中出现的“自动更正选项”按钮按钮图像“粘贴选项”按钮按钮图像快速设置自动更正选项和粘贴选项。

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