Word 2003完整教程:关于防止丢失工作成果

Microsoft Word 包括了多种备份和恢复文档的途径。

文档恢复和“自动恢复”

如果 Microsoft Office 程序遇到问题并停止响应,您可以以被控制方式关闭程序。将对正在使用的文件进行分析以查找错误,如果可能将恢复其中的信息。但在某些情况下,无法恢复任何信息。

“文档恢复”任务窗格列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。

“文档恢复”任务窗格

文件名后面将是状态指示器,显示在恢复过程中已对文件所做的操作。

状态指示器说明
[原始文件]基于最后一次手动保存的源文件
[已恢复]在恢复过程中文件被恢复或在自动恢复保存过程中文件被保存

“文档恢复”任务窗格可让您打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后您可以保存最佳版本并删除其他版本,或保存所有打开的文件以便以后预览。

其他文件保护

您可以进一步保护您的工作,方法是:使用“自动恢复”功能定期保存正在使用的文件的临时副本。若要在停电或发生类似问题后恢复工作,必须在发生问题之前已经打开“自动恢复”功能。可以将“自动恢复”保存时间间隔设为不到 10 分钟保存一次(默认设置为每 10 分钟保存一次)。例如,如果设为每 5 分钟保存一次,与设为每 10 分钟保存一次相比将会恢复更多信息。

在打开“自动恢复”的情况下,如果 Office 程序停止响应,而此时有文件处于打开状态,则可以使用“Microsoft Office 应用程序恢复”对话框,已恢复的文件将显示在“文档恢复”任务窗格中。文件中的数据反映“自动恢复”最后一次保存文件时的数据。不应该用“自动恢复”代替手动保存或备份文件。

自动保留备份

可以对 Word 进行设置,使其在每次保存文档时自动保留一个备份。该备份提供了上一次所保存的副本,这样,原文档中会保存有当前所保存的信息,而副本中会保存有上次所保存的信息。每次保存文档时,新的备份都会取代已有的备份。如果担心会不小心保存了不需要的信息或删除了原文件,保留备份可使工作成果免受损失。

文件恢复转换器

可以在任何时候使用“恢复文本转换器”来打开被损坏的文档并恢复文本。

成功打开损坏文档后,可将它保存为 Word 格式或其他格式(例如,文本格式或 HTML 格式)。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为纯文本。不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。

保存版本

如果希望得记录对文档的更改,可以在同一个文档中保存文档的多个版本。由于 Microsoft Word 仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本,该方法也可节省磁盘空间。保存文档的几个版本后,可以退回审阅、打开、打印和删除早期的版本。

保存文档的一个版本

将版本保存为独立的文件

在一个文件中保存了同一文档的多个版本后,在以下两种情况下,可以将特定的版本保存为独立的文件:

注释保存多个版本不同于保存文档的备份副本,保存备份副本设计用于确认不发生数据丢失或无意中的更改。启用了“保存备份”功能后,每次保存文档时新的备份都会取代原有的备份。

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