Word 2003完整教程:避免文档遭受未经授权的更改

请执行下列任意操作:

给文档添加数字许可号

您可以使用数字证书来对文件或宏方案进行数字签名。

  1. 如果您还没有数字证书,则必须获取一个。

    操作方法

    您可从商业证书颁发机构(如 VeriSign, Inc.)获得数字证书,还可以从内部安全管理员或信息技术 (IT) 专业人员处获得数字证书。此外,您还可以使用 Selfcert.exe 工具亲自创建数字签名。

    若要了解有关为 Microsoft 产品提供服务的证书颁发机构的详细信息,请参阅 Microsoft Security Advisor 网站。

    注释由于自己创建的数字证书不是由正式证书颁发机构发行的,使用这种证书添加签名的宏方案将被认为是自签名的方案。根据您的单位使用 Microsoft Office 数字签名功能的方式,您可能无法使用这样的证书,并且出于安全原因,其他用户可能也无法运行自签名的宏。

  2. “工具”菜单上,单击“选项”,再单击“安全性”选项卡。
  3. 单击“数字签名”
  4. 单击“添加”按钮。
  5. 选择要添加的证书,然后单击“确定”

打开或修改文档时需要密码

安全性使用同时包含大小写字母、数字和符号的强密码。弱密码不混合使用这些元素。例如,强密码:Y6dh!et5。弱密码:House27。请使用可以记住的强密码,这样就不必记录密码了。

  1. 打开文件。
  2. “工具”菜单上,单击“选项”,再单击“安全性”选项卡。
  3. 请执行下列操作之一:

    创建打开文件密码

    1. “打开权限密码”框中键入密码,再单击“确定”
    2. “请再键入一遍打开权限密码”框中再次键入该密码,然后单击“确定”

    创建修改文件密码

    1. “修改权限密码”框中键入密码,再单击“确定”
    2. “请再键入一遍修改权限密码”框中再次键入该密码,然后单击“确定”

提示

若要创建一个长密码,最长可达 255 个字符,请单击“高级”,然后选择 RC4 加密类型。

使 Microsoft Word 建议以只读方式打开文档

您可以非强制性的方式建议用户以只读方式打开文档。如果用户以只读的方式打开了文档并对其进行了更改,则只能以其他的文件名保存该文档。

  1. “工具”菜单上,单击“选项”
  2. 单击“安全性”
  3. 选中“建议以只读方式打开文档”复选框,再单击“确定”
  4. 单击“常用”工具栏上的“保存”按钮图像

防止用户意外修改窗体

您可以保护正在处理的窗体及窗体的最终版本,防止用户在填写的过程当中对其进行更改。

在设计或更改窗体时,对其进行保护

该方法提供了一条有用的途径,以测试窗体的最终版本的工作方式。

注释通过单击“窗体”工具栏上的“重新设置窗体域”按钮图像,您可以手动重新设置窗体域。

防止用户修改窗体

在将窗体分发给用户之前(用户在 Microsoft Word 中查看和填充窗体),必须将窗体保护起来,以便用户只能在指定的区域中输入信息。

注释当您使用下列方法保护文档时,窗体域中的任何信息都将重新设置。

  1. 单击“工具”菜单中的“保护文档”命令。
  2. “保护文档”任务窗格中,在“编辑限制”下,选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框,再单击编辑限制列表中的“填写窗体”
  3. 若只保护部分窗体,请单击“选择节”,并清除不希望保护的节的复选框。

    注释若只保护部分窗体,这些部分必须在不同的节中(在“插入”菜单中单击“分隔符”可创建分节符)。

  4. 单击“是,启动强制保护”
  5. 若要指定窗体的密码,使知道密码的用户能解除保护并更改窗体,请在“新密码(可选)”框中键入密码。不知道密码的用户仍可在窗体域中输入信息。

提示

用户可在窗体中没有进行保护的节中进行拼写和语法检查,例如,在一个雇员情况调查窗体中,可能不对雇员作出评论的指定节进行保护,用户可在提交窗体之前对该节中的文本进行校对。

只允许批注和修订

  1. 单击“工具”菜单中的“保护文档”命令。
  2. “保护文档”任务窗格中,选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框。
  3. 请执行下列操作之一:

    审阅者可通过插入批注和修订对文档进行更改

    1. 在编辑限制列表中,单击“修订”
    2. 单击“是,启动强制保护”
    3. “新密码(可选)”框中键入密码,然后确认该密码。

    审阅者只能插入批注

    1. 在编辑限制列表中,单击“批注”
    2. 单击“是,启动强制保护”
    3. 请执行下列操作之一:
      • 若要给文档指定密码,以便知道密码的用户能解除保护,请在“新密码(可选)”框中键入密码,然后确认该密码。
      • 若要加密文档,使得只有文档的授权拥有者才能解除保护,请单击“用户验证”

保护格式设置

  1. 单击“工具”菜单中的“保护文档”命令。
  2. “保护文档”任务窗格中,选中“限制对选定的样式设置格式”复选框。
  3. 单击“设置”按钮。
  4. “格式设置限制”对话框中的格式设置样式列表中,选中允许设置其格式的样式的复选框,并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框。

    提示

    若要将样式限制为最小数目的推荐选项,请单击“推荐的样式”。您可以将样式限制为更少的选项,但是这样会删除 Microsoft Word 在某些功能中使用的样式,例如目录以及项目符号或编号列表。
  5. 单击“是,启动强制保护”
  6. “新密码(可选)”框中键入密码,然后确认该密码。

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