Word 2003完整教程:编制索引

  1. 请执行下列操作之一来标记索引项:

    标记单词或短语

    1. 若要使用原有文本作为索引项,选择该文本;若要输入自己的文本作为索引项,请在要插入索引项的位置单击。
    2. 请按 Alt+Shift+X。
    3. 若要编制主索引项,请在“主索引项”框中键入或编辑文本。可以通过编制次索引项或编制到另一个索引项的交叉引用来自定义索引项。

      注释

      • 若要包括第三级索引项,请在次索引项文本后键入冒号 (:),然后键入第三级索引项文本。
      • 如果要在索引项中使用符号,例如,@,请键入“;#”(分号在数字符号之后),后面接符号。
    4. 若要选择出现在索引中的页码的格式,请单击以选中“页码格式”下的“加粗”或“倾斜”复选框。如果要设置索引文本的格式,请在“主索引项”或“次索引项”框中用鼠标右键单击,再单击“字体”。请选择要使用的格式选项。
    5. 若要标记索引项,请单击“标记”。若要标记文档中与此文本相同的所有文本,请单击“标记全部”。
    6. 若要标记其他的索引项,请选择文本,在“标记索引项”对话框中单击。然后重复步骤 3 到步骤 5。

    为延续数页的文本标记索引项

    1. 选择需要索引项引用的文本范围
    2. 单击“插入”菜单中的“书签”命令。
    3. 在“书签名”框中,键入名称,再单击“添加”。
    4. 在文档中,在要用书签标记的文本结尾处单击。
    5. 请按 Alt+Shift+X。
    6. 在“主索引项”框中,键入标记文本的索引项。
    7. 若要选择出现在索引中的页码的格式,请单击以选中“页码格式”下的“加粗”或“倾斜”复选框;如果要设置索引文本的格式,请在“主索引项”或“次索引项”框中用鼠标右键单击,再单击“字体”,请选择要使用的格式选项。
    8. 在“选项”下,单击“页面范围”。
    9. 在“书签”框中,键入或选择您在步骤 3 中键入的书签名。
    10. 单击“标记”。

    使用索引文件自动标记索引项

    1. 创建索引文件。

      操作方法

      1. 单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮图像
      2. 拖动以选择两列。
      3. 在第一列中键入要 Microsoft Word 搜索并标记为索引项的文字。请确认键入的文字和它在文档中出现的形式完全一致。然后按 Tab。
      4. 在第二列中键入第一列中文字的索引项。然后按 Tab。如果要创建次索引项,请在主索引项后键入冒号 (:) 以及次索引项。
      5. 请对每个索引引用和索引项,重复步骤 3 和步骤 4。
      6. 保存索引文件。

      提示

      • 为了确认 Word 能够标记所有要索引的文字,请列出要搜索的文字的所有形式。例如,在左侧一列的三个单元格中分别键入“erupt”、“erupting”和“eruption”,然后在右侧一列的对应的单元格内键入“volcanoes”。
      • 要加快创建索引文件的速度,首先打开索引文件和要为其编制索引的文件(若要同时看到这两个文档,请单击“窗口”菜单中的“全部重排”)。然后将文字从要为其创建索引的文档复制到索引文件的第一列中。
    2. 打开要编制索引的文档。
    3. 在“插入”菜单上,指向“引用”,单击“索引和目录”,再单击“索引”选项卡。
    4. 单击“自动标记”。
    5. 在“文件名”框中输入要使用的索引文件的名称。
    6. 单击“打开”。

    Word 搜索整篇文档以找到和索引文件第一列中的文本精确匹配的地方,并使用第二列中的文本作为索引项。Word 只对每段的第一个匹配项作标记。

    注释Microsoft Word 以隐藏文字的格式将每个标记的索引项作为 XE (索引项)域来插入。如果您没有看到 XE 域,请单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”段落标记按钮图像

  2. 单击要插入完成的索引的位置。
  3. 若要使文档正确分页,需要隐藏域代码和隐藏文字。如果 XE(索引项) 域处于可见状态,请单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”段落标记按钮图像
  4. 在“插入”菜单上,指向“引用”,单击“索引和目录”,再单击“索引”选项卡。
  5. 请执行下列操作之一:
    • 在“格式”框中单击一个设计以使用一个可用的设计。
    • 设计自定义索引板式

      操作方法

      1. 单击“格式”框中的“来自模板”选项,然后单击“修改”按钮。
      2. 单击“样式”框中需要更改的样式,然后单击“修改”按钮。
      3. 要将新的样式定义添加到模板中,请选中“添加到模板”复选框。
      4. 在“格式”下,选择所需选项,然后单击“确定”。
      5. “样式”对话框中,单击“确定”
  6. 如果您正在编制另一种语言的文本的索引,请单击“语言”框中的语言。
  7. 选择所需的其他索引选项。

如果要更新索引,请单击域的左侧,然后按 F9。

注释

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