Word 2003完整教程:从 Access 或其他数据源中插入数据

可以使用查询从 Microsoft Access 数据库或其他数据源导入数据。也可以使用查询在导入过程中对数据进行排序和筛选。

若要保证文档中的数据是最新的,请创建与数据源的链接。一旦源文件中的数据发生变化,Microsoft Word 就会自动更新 Word 文档中的数据。

向原有文档中插入信息

  1. 在 Word 文档中,单击要插入表格或查询内容的位置。
  2. 显示“数据库”工具栏,再单击“插入数据库”按钮图像
  3. 单击“获取数据”。
  4. 通过执行下列操作可以选择如何检索、筛选和排序数据:

    查找文件

    1. 在“查找范围”框中,单击要使用的数据源的位置。
    2. 在“文件类型”框中,单击要使用的数据源类型。如果已知文件名但不知道文件类型,请选择“所有数据源”。
    3. 单击数据源文件,再单击“打开”。
    4. 在“选择表格”对话框中(如果有的话),单击所需的表格或查询,然后单击“确定”。
    5. 若要选择记录、字段或这二者的子集,以将其包含在 Word 表格中,请单击“查询选项”,选择所需条件。

      操作方法

      若要选择进行合并的特定数据记录,可在“查询选项”对话框中的“筛选记录”选项卡上设定选择条件(或“规则”)。对于每条规则,需要指定:

      • 所选数据源中的一个数据字段。
      • 比较关系词,如“等于”或“不为空”。
      • 用于与数据域中的内容相比较的文字或数字。

      例如,若要只选择上海客户的数据记录,可指定“市/县”数据域,使用“等于”作为比较关系词,然后键入文字“上海”。

    6. 单击“确定”。

    使用 Microsoft Query

    1. 在“选取数据源”对话框的“工具”菜单上,单击“MS Query”。
    2. 创建用户个人的查询。

    注释如果不想显示 Microsoft Query 帮助,可关闭“选取数据源”对话框,然后单击“帮助”菜单上的“Microsoft Query 帮助”。

    使用“数据连接向导”

    使用“数据连接向导”可以与运行 Microsoft SQL Server 以及其他数据库管理系统的计算机上的数据库连接起来。如果需要选择特定的数据库驱动器或 ODBC 数据源名称 (DSN),也可以使用“数据连接向导”。
    1. 在“选取数据源”对话框中,单击“新建源”,然后按照“数据连接向导”中的指导进行操作。
    2. 单击“选取数据源”对话框中的数据源,然后单击“打开”。
    3. 若要选择记录、字段或这二者的子集,以将其包含在 Word 表格中,请单击“查询选项”,然后选择所需条件。

      操作方法

      若要选择进行合并的特定数据记录,可在“查询选项”对话框中的“筛选记录”选项卡上设定选择条件(或“规则”)。对于每条规则,需要指定:

      • 所选数据源中的一个数据字段。
      • 比较关系词,如“等于”或“不为空”。
      • 用于与数据域中的内容相比较的文字或数字。

      例如,若要只选择上海客户的数据记录,可指定“市/县”数据域,使用“等于”作为比较关系词,然后键入文字“上海”。

    4. 单击“确定”。

  5. 若要自定义 Word 表格的格式,请单击“表格自动套用格式”,选择所需选项后单击“确定”。
  6. 单击“插入数据”。
  7. 在“插入记录”下,选择要包含在 Word 表格中的记录。
  8. 如果希望在源数据发生变化时能够更新 Word 表格中的数据,请选中“将数据作为域插入”复选框。

    Word 会将数据作为 DATABASE域插入 Word 表格,该域与源表格或查询相链接。若要更新该域,请单击表格并按 F9。

将 Access 中的数据导出到新文档中

若要向新 Word 文档传输 Access 数据,可导出 Access 表、查询、报表或其他数据库对象,然后用 Word 编辑数据,并为其设置格式,还可以将数据作为邮件合并数据源。

  1. 在 Access 中,打开所需数据库,然后打开数据库对象:表、查询、窗体或报表。
  2. 若要只导出部分数据,请选择所需行列。
  3. 在“文件”菜单上,单击“导出”。
  4. 在“保存类型”框中,为导出数据选择文件格式:
    • 若要创建保持原有数据格式的文档,请单击“Rich Text Format”。

    • 若要创建作为邮件合并数据源的纯文本文件,请单击“Microsoft Word Merge”。

  5. 在“文件名”框中,指定新文档的文件名称。
  6. 若要导出整个数据库对象,请单击“全部导出”。

    如果没有打开数据库对象(例如表或查询),则“全部导出”不可用。

    如果选择“文本文件”,则可以导出数据中选定的行或列。单击“全部导出”旁边的箭头,再单击“保存选中内容”。

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