Word 2003完整教程:创建名称、地址和其他信息的目录

您可以将数据合并到一个文档中,如成员目录、分类或部件列表。

  1. 在“工具”菜单上,指向“信函与邮件”,再单击“邮件合并”。
  2. 在“选择文档类型”下,单击“目录”。

    活动文档成为主文档。

  3. 单击“下一步:正在启动文档”。

提示

如果您熟悉邮件合并功能或不希望使用“邮件合并”任务窗格,可以使用“邮件合并”工具栏。按钮按照从左至右的顺序排列。

其他逐步操作信息

任务窗格将指导您完成其余的邮件合并过程。以下是按步骤顺序列出的详细信息。

设置并显示目录

  1. 请执行下列操作之一:

    从文档窗口中当前显示的文档开始

    1. 单击“使用当前文档”。

    2. 在文档窗口中,键入要在目录的每个项目中重复的文本。例如,包括“名称:”和“地址:”这样的标签。

      您也可以等到任务窗格在以下的步骤中提示时再键入文本。

      注释在这里,不要在结果目录文档中包括只打印一次的文本。

    从模板开始

    1. 单击“从模板开始”。

    2. 单击“选择模板”。

    3. 在“选择模板”对话框中的“邮件合并”选项卡上,选择所需模板,然后单击“确定”。

    从其他现有的文档开始

    1. 单击“从现有文档开始”。

    2. 在“从现有文档开始”框中,选择所需的文档,然后单击“打开”。

      如果看不到文档,请单击“其他文件”,然后单击“打开”。在“打开”对话框中,定位至所需的文档,然后单击“打开”。

  2. 单击“下一步: 选取收件人”。

定位或创建一个数据源,然后选择收件人

注释在这种情况下,收件人列表即为要包含在目录中的名称或项目的列表。

  1. 请执行下列操作以获得数据:

    连接到“Microsoft Outlook 联系人列表”

    1. 在“选择收件人”下,单击“从 Outlook 联系人中选择”。
    2. 单击“选择‘联系人’文件夹”。
    3. 在“选择联系人列表文件夹”中,单击所需的联系人列表,然后单击“确定”。

    文件夹中的所有联系人都显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改要包含在目录中的名称列表。

    连接到不同类型的列表,例如数据库或 Office 地址列表。

    1. 在“选择收件人”下,单击“使用现有列表”。
    2. 单击“浏览”。
    3. 在“选取数据源”对话框中,定位并单击所需的数据源。

      在默认情况下,Microsoft Word 打开“我的数据源”文件夹。

    4. 单击“打开”。

      根据您选择的数据源类型,会显示其他对话框,要求您提供特定的信息。

      例如,如果数据源是在多张工作表上都有信息的 Microsoft Excel 工作簿,您需要选择包含所需信息的工作表,然后单击“确定”。

    数据源中的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改要包含在目录中的名称列表。

    新建一个简单的地址列表

    1. 在“选择收件人”下,单击“键入新列表”。
    2. 单击“创建”。
    3. 在“新建地址列表”对话框中,键入要显示在“输入地址信息”框中第一项的所需信息,例如,职务、姓名和地址信息。您不必填充所有域。
    4. 若要完成第一个条目并移至新的条目中,请单击“新建条目”。
    5. 重复步骤 3 和步骤 4,直到完成添加所需的所有地址条目,然后单击“关闭”。
    6. 在“保存通讯录”对话框中,在“文件名”框中键入通讯录的名称,并选择保存通讯录的文件夹。

      在默认情况下,通讯录会保存在“我的数据源”文件夹中,因为该文件夹也是 Microsoft Word 查找数据源的默认文件夹,所以最好将通讯录保存在此处。这样,如果您要在以后的邮件合并中使用该通讯录,就不必在文件和文件夹中浏览来进行定位。

    7. 单击“保存”。
    新列表中的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改要包含在目录中的名称列表。
  2. 在“邮件合并收件人”对话框中,选择要包含的名称。

    操作方法

    1. 请执行下列操作之一:

      使用复选框指定名称

      如果您的列表比较简短,则该方法最有效。

      • 选中要包含的名称旁边的复选框,并清除不希望包含的名称旁边的复选框。

      提示

      如果已知需要在目录中包含列表中的大部分记录,请首先单击“全选”,以便于清除个别记录。同样,如果要仅包含列表中的少数记录,请选择“全部清除”,再选择所需的记录。

      对列表中的项进行排序

      如果要按照字母或数字顺序查看项目,该方法很有用。

      • 单击要依照其进行排序的项的列标题,例如,如果您要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击“姓氏”列的标题。

      对列表中的项进行筛选

      如果列表中包含您不想查看或不想包含在目录中的记录,该方法十分有用。一旦对列表进行了筛选,就可以依照上面部分中的描述使用复选框包含或排除记录。

      1. 单击要根据其进行筛选的项的列标题旁边的箭头。
      2. 单击下列项目之一:
        • “(空白)”显示相应字段为空白的所有记录。
        • “(非空白)”显示相应字段包含信息的所有记录。
        • 如果数据源包含共享相同信息的记录,并且列中包含十个或更少的单独数值,则您可根据特定的信息进行筛选,例如,如果多个地址列出的国家/地区为澳大利亚,可根据“澳大利亚”进行筛选。

        “邮件合并收件人”对话框仅显示指定的记录。若要再次显示所有记录,请单击“(全部)”。

    2. 单击“确定”以返回“邮件合并”任务窗格。Microsoft Word 将在目录中使用您指定的名称。

    提示

    • 对于高级排序和筛选,可单击任意列名称旁边的箭头,然后单击“(高级)”。使用“筛选记录”和“排序记录”选项卡可建立所需的排序或筛选查询。
    • 如果您已经安装了地址验证软件,可单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证”来验证列出的地址。
  3. 单击“下一步:选取目录”。

安排目录的内容

  1. 如果尚未执行此操作,请在文档窗口中键入要在目录的每个项目中重复的文本。例如,包括“名称:”和“地址:”这样的标签。

    注释在这里,不要在结果目录文档中包括只打印一次的文本。

  2. 在需要从数据源中合并姓名、地址或其他数据的位置插入合并域,例如,在项标签之后插入合并域,如“Company: ?Company?”。

    操作方法

    1. 在主文档中,单击要插入域的位置。
    2. 插入下列任意一项:

      包含姓名、地址和其他信息的地址块

      1. 单击“地址块”。
      2. 在“插入地址块”对话框中,选择要包含的地址元素和所需的格式,然后单击“确定”。
      3. 如果显示“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能找不到地址块中所需的部分信息。单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并中所需域的字段。

      其他信息字段

      1. 单击“其他项目”。
      2. 请执行下列操作之一:
        • 若要选择自动对应于数据源中字段的地址域(即使在该数据源的字段与域不同名的情况下),请单击“地址域”。
        • 若要选择总是直接从数据库的列中采用数据的域,请单击“数据库域”。
      3. 在“域”框中,单击所需的域。
      4. 单击“插入”,然后单击“关闭”。
      5. 如果显示“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能无法查找插入域所需的部分信息。单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并所需域的相应字段。

      注释如果插入“数据库域”列表中的域,然后切换到不具有同名列的数据源,Word 就不会在合并文档中插入域信息。

    3. 对所有要插入的域重复步骤 1 和步骤 2。

    注释

    • 不能手动键入合并域字符 (? ?) 或使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须使用“邮件合并”任务窗格。

    • 如果合并域显示在大括号中(例如{MERGEFIELD 市/县}),则表明 Microsoft Word 显示的是域代码而不是域结果。这并不影响合并,但如果要显示结果,请用鼠标右键单击域代码,再单击快捷菜单上的“切换域代码”。

  3. 如果需要,可以更改合并数据的格式。

    操作方法

    若要设置合并数据的格式,必须在主文档中设置合并域的格式。请不要在数据源中设置数据格式,因为将数据合并到文档时无法保留其格式。

    1. 在主文档中,选择要设置其包含的信息格式的域,包括该域的合并域字符 (?)。
    2. 在“格式”菜单上,单击“字体”,然后选择所需选项。

    使用域代码设置格式

    若要控制其他格式,请按 Alt+F9 显示域代码,然后在合并域中添加开关。

    例如:

    • 若要将数字“34987.89”显示为“$34,987.89”,可添加数字图片开关 (\# $#,###.00)。
    • 若要用大写字母打印客户姓名,请添加大写格式开关 (\* Upper)。
    • 若要确认合并信息具有与合并域相同的字体和磅值,请添加 \* MERGEFORMAT 开关。
  4. 完成主文档并插入所有合并域后,请单击“文件”菜单中的“另存为”。为该文档命名后单击“保存”。
  5. 单击“下一步:预览目录”。

预览目录并仔细调整收件人列表

  1. 预览各项。请执行下列操作之一:
    • 若要按顺序预览各项,请单击箭头按钮“后退”按钮“前进”按钮
    • 若要定位并预览指定的项,单击“查找收件人”,并在“查找条目”对话框中输入搜索准则。
  2. 如果需要,可仔细调整收件人列表。请执行下列操作之一:
    • 若要排除合并中特定的收件人,请单击“排除此收件人”。
    • 若要更改收件人列表,请单击“编辑收件人列表”,然后在“邮件合并收件人”对话框中进行更改。
  3. 单击“下一步:完成合并”。

完成合并

  1. 单击“创建新文档”。

  2. 在“合并到新文档”对话框中,执行下列操作之一,再单击“确定”。
    • 若要合并所有记录,请单击“全部”。
    • 若要只合并在文档窗口中看到的记录,请单击“当前记录”。
    • 若要合并一段范围内的记录,请单击“从”,然后在“从”和“到”框中键入记录号。

    Microsoft Word 打开包含所有独立记录的新文档。

  3. 添加页眉、页脚和所需的其他文本。

    例如,如果合并的数据被设置为表格形式,可在合并数据后,为该表格添加列标题。

  4. 保存或打印目录,如常规文档一样。

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