Word 2003完整教程:创建并打印套用信函

使用“邮件合并”任务窗格创建套用信函。

  1. 在“工具”菜单上,指向“信函与邮件”,再单击“邮件合并”。
  2. 在“选择文档类型”下,单击“信函”。

    活动文档成为主文档。

  3. 单击“下一步:正在启动文档”。

提示

如果您熟悉邮件合并功能或不希望使用任务窗格,可以使用“邮件合并”工具栏。按钮按照从左至右的顺序排列。

其他逐步操作信息

任务窗格将指导您完成其余的邮件合并过程。以下是按步骤顺序列出的详细信息。

设置并显示信函

  1. 请执行下列操作之一:

    从文档窗口中当前显示的文档开始

    • 单击“使用当前文档”。

    然后在文档窗口中键入信函,或等到任务窗格在以下的步骤中提示时再键入。

    从模板开始

    1. 单击“从模板开始”。

    2. 单击“选择模板”。

    3. 在“选择模板”对话框中的“邮件合并”选项卡上,选择所需模板,然后单击“确定”。

    从其他现有的文档开始

    1. 单击“从现有文档开始”。

    2. 在“从现有文档开始”框中,选择所需的文档,然后单击“打开”。

      如果看不到文档,请单击“其他文件”,然后单击“打开”。在“打开”对话框中,定位至所需的文档,然后单击“打开”。

  2. 单击“下一步: 选取收件人”。

定位或创建一个数据源,然后选择收件人

  1. 请执行下列操作之一:

    连接到“Microsoft Outlook 联系人列表”

    1. 在“选择收件人”下,单击“从 Outlook 联系人中选择”。
    2. 单击“选择‘联系人’文件夹”。
    3. 在“选择联系人列表文件夹”中,单击所需的联系人列表,然后单击“确定”。

    文件夹中的所有联系人显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改包括在合并中的收件人列表。

    连接到不同类型的列表,如数据库或 Office 地址列表。

    1. 在“选择收件人”下,单击“使用现有列表”。
    2. 单击“浏览”。
    3. 在“选取数据源”对话框中,定位并单击所需的数据源。

      在默认情况下,Microsoft Word 打开“我的数据源”文件夹。

    4. 单击“打开”。

      根据您选择的数据源类型,会显示其他对话框,要求您提供特定的信息。

      例如,如果数据源是在多张工作表上都有信息的 Microsoft Excel 工作簿,您需要选择包含所需信息的工作表,再单击“确定”。

    数据源的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改包含在合并中的收件人列表。

    新建一个简单的地址列表

    1. 在“选择收件人”下,单击“键入新列表”。
    2. 单击“创建”。
    3. 在“新建地址列表”对话框中,键入要显示在“输入地址信息”框中第一项的所需信息,例如,职务、姓名和地址信息。您不必填充所有域。
    4. 若要完成第一个条目并移至新的条目中,请单击“新建条目”。
    5. 重复步骤 3 和步骤 4,直到完成添加所需的所有地址条目,然后单击“关闭”。
    6. 在“保存通讯录”对话框中,在“文件名”框中键入通讯录的名称,并选择保存通讯录的文件夹。

      在默认情况下,通讯录会保存在“我的数据源”文件夹中,因为该文件夹也是 Microsoft Word 查找数据源的默认文件夹,所以最好将通讯录保存在此处。这样,如果您要在以后的邮件合并中使用该通讯录,就不必在文件和文件夹中浏览来进行定位。

    7. 单击“保存”。
    新列表中的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改在合并中要包含的收件人列表。
  2. 在“邮件合并收件人”对话框中,选择要包含的收件人。

    操作方法

    1. 请执行下列任意操作:

      使用复选框指定收件人

      如果您的列表比较简短,则该方法最有效。

      • 选中要包含的收件人旁边的复选框,并清除不希望包含的收件人旁边的复选框。

      提示

      如果知道要在合并中包含列表中的大部分记录,请首先单击“全选”,以便于清除个别记录。同样,如果要仅包含列表中的少数记录,请选择“全部清除”,再选择所需的记录。

      对列表中的项进行排序

      如果要按照字母或数字顺序查看项目,该方法很有用。

      • 单击要依照其进行排序的项的列标题,例如,如果您要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击“姓氏”列的标题。

      对列表中的项进行筛选

      如果列表中包含您不想查看或包含在合并中的记录,该方法十分有用。一旦对列表进行了筛选,则可以依照以上节中的描述使用复选框包括或排除记录。

      1. 单击要根据其进行筛选的项的列标题旁边的箭头。
      2. 单击下列项目之一:
        • “(空白)”显示相应字段为空白的所有记录。
        • “(非空白)”显示相应字段包含信息的所有记录。
        • 如果数据源包含共享相同信息的记录,并且列中包含十个或更少的单独数值,则您可根据特定的信息进行筛选,例如,如果多个地址列出的国家/地区为澳大利亚,可根据“澳大利亚”进行筛选。

        “邮件合并收件人”对话框仅显示指定的记录。若要再次显示所有记录,请单击“(全部)”。

    2. 单击“确定”以返回“邮件合并”任务窗格。Microsoft Word 将在合并中使用您指定的收件人。

    提示

    • 对于高级排序和筛选,可单击任意列名称旁边的箭头,然后单击“(高级)”。使用“筛选记录”和“排序记录”选项卡可建立所需的排序或筛选查询。
    • 如果您已经安装了地址验证软件,可单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证”来验证收件人地址的有效性。
  3. 单击“下一步:书写信函”。

完成信函并添加合并域

  1. 如果尚未执行此操作,请在主文档中键入需要重复出现在每封套用信函中的文本。
  2. 在需要从数据源中合并姓名、地址或其他信息的位置插入合并域。

    操作方法

    1. 在主文档中,单击要插入域的位置。
    2. 插入下列任意一项:

      包含姓名、地址和其他信息的地址块

      1. 单击“地址块”。
      2. 在“插入地址块”对话框中,选择要包含的地址元素和所需的格式,然后单击“确定”。
      3. 如果显示“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能找不到地址块中所需的部分信息。单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并中所需域的字段。

      问候语

      1. 单击“问候语”。
      2. 选择问候语格式,包括称呼、姓名的格式以及跟随的标点符号。
      3. 选择要在 Microsoft Word 不能解释收件人姓名时显示的文本,例如,当数据源不包含收件人的名字或姓氏,而只包含公司名称时。
      4. 单击“确定”。
      5. 如果显示“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能无法查找问候语所需的部分信息。单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并所需域的相应字段。

      其他信息字段

      1. 单击“其他项目”。
      2. 请执行下列操作之一:
        • 若要选择自动对应于数据源中字段的地址域(即使在该数据源的字段与域不同名的情况下),请单击“地址域”。
        • 若要选择总是直接从数据库的列中采用数据的域,请单击“数据库域”。
      3. 在“域”框中,单击所需的域。
      4. 单击“插入”,然后单击“关闭”。
      5. 如果显示“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能无法查找插入域所需的部分信息。单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并所需域的相应字段。

      注释如果插入“数据库域”列表中的域,然后又切换到不具有同名列的数据源,Word 就不会在合并文档中插入域信息。

      电子邮政

      若要添加电子邮政,您必须先安装电子邮政程序,如从万维网服务购买到的电子邮政程序。

      1. 单击“电子邮政”。

        如果没有安装电子邮政程序,Microsoft Word 将提示您安装一个电子邮政程序并自动连接到 Microsoft Office Online 网站。在此您可以获取详细信息以及指向提供电子邮政程序的其他网站的链接。

      2. 根据程序的指示,插入电子邮政。

      邮政条码

      必须选择一种支持 POSTNET 条码的标签或信封类型。

      1. 单击“邮政条码”。
      2. 在“插入邮政条码”对话框中,选择适当的地址域。

      注释只有在使用 Microsoft Word 的英文版本时,才会显示“邮政条码”选项。

    3. 对所有要插入的域重复步骤 1 和步骤 2。

    注意

    • 不能手动键入合并域字符 (?) 或使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须使用“邮件合并”任务窗格。

    • 如果合并域显示在大括号中(例如{MERGEFIELD 市/县}),则表明 Microsoft Word 显示的是域代码而不是域结果。这并不影响合并,但如果要显示结果,请用鼠标右键单击域代码,然后单击快捷菜单上的“切换域代码”。

  3. 如果需要,可以更改合并数据的格式。

    操作方法

    若要设置合并数据的格式,必须在主文档中设置合并域的格式。请不要在数据源中设置数据格式,因为将数据合并到文档时无法保留其格式。

    1. 在主文档中,选择包含要设置格式的信息的域,包括周围的合并域字符 (?)。
    2. 在“格式”菜单上,单击“字体”,然后选择所需选项。

    使用域代码设置格式

    若要控制其他格式,请按 Alt+F9 显示域代码,然后在合并域中添加开关。

    例如:

    • 若要将数字“34987.89”显示为“$34,987.89”,可添加数字图片开关 (\# $#,###.00)。
    • 若要用大写字母打印客户姓名,请添加大写格式开关 (\* Upper)。
    • 若要确认合并信息具有与合并域相同的字体和磅值,请添加 \* MERGEFORMAT 开关。
  4. 完成主文档并插入所有合并域后,请单击“文件”菜单中的“另存为”。为该文档命名后单击“保存”。
  5. 单击“下一步:预览信函”。

预览信函并仔细调整收件人列表

  1. 预览各项。请执行下列操作之一:
    • 若要按顺序预览各项,请单击箭头按钮“后退”按钮“前进”按钮
    • 若要定位并预览指定的项,单击“查找收件人”,并在“查找条目”对话框中输入搜索准则。
  2. 如果需要,可仔细调整收件人列表。请执行下列操作之一:
    • 若要排除合并中特定的收件人,请单击“排除此收件人”。
    • 若要更改收件人列表,请单击“编辑收件人列表”,然后在“邮件合并收件人”对话框中进行更改。
  3. 单击“下一步:完成合并”。

完成合并

请执行下列任意操作:

对个别信函进行个性化设置

若要对个别文档进行个性化设置,必须完成合并,然后在合并的结果文档中编辑所需信息。

  1. 单击“编辑个人信函”。

  2. 在“合并到新文档”对话框中,选择要合并的记录。

  3. 单击“确定”。

    Microsoft Word 会创建并打开一个新的合并文档,您的主文档还保持打开状态,如果想对文档同时作出修改,可以切换回主文档。

  4. 滚动到要编辑的信息,并作出更改。

  5. 打印或保存文档,如常规文档一样。

打印信函

请执行下列操作之一:

如果对项目进行个性化设置,合并文档会被激活

  1. 单击“文件”菜单中的“打印”。
  2. 选择所需选项。

如果要直接从“邮件合并”任务窗格打印

  1. 在“邮件合并”任务窗格的步骤 6(“完成合并”)中,单击“打印”。
  2. 在“合并到打印机”对话框中,执行下列操作之一,再单击“确定”。
    • 若要打印所有文档,请单击“全部”。
    • 若要打印在文档窗口中看到的文档,请单击“当前记录”。
    • 若要打印一段范围内的文档,请单击“从”,然后在“从”和“到”框中键入记录号。
  3. 在“打印”框中选择所需选项。

保存合并的信函以备以后使用

如果要编辑合并的信函或将其保存起来以备以后使用,可以将它们收集到一个文档中。

  1. 单击“编辑个人信函”。
  2. 在“合并到新文档”对话框中,执行下列操作之一,再单击“确定”。
    • 若要合并所有文档,请单击“全部”。
    • 若要仅合并在文档窗口中看到的文档,请单击“当前记录”。
    • 若要合并某范围内的文档,请单击“从”,然后在“从”和“到”框中键入记录号码。

    Microsoft Word 打开包含所有个人信函的新文档。您可以将其保存起来以备以后使用,如常规文档一样。

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