Word 2003完整教程:为套用信函或其他邮件合并文档添加域

在“邮件合并”任务窗格的步骤 4 中,您可以添加地址、问候语和其他个性化合并域。

  1. 在主文档中,单击要插入域的位置。
  2. 插入下列任意一项:

    包含姓名、地址和其他信息的地址块

    1. 单击“地址块”。
    2. 在“插入地址块”对话框中,选择要包含的地址元素和所需的格式,然后单击“确定”。
    3. 如果显示“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能无法查找地址块中所需的部分信息。单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并中所需域的相应字段。

    问候语

    1. 单击“问候语”。
    2. 选择问候语格式,包括称呼、姓名的格式以及跟随的标点符号。
    3. 选择 Microsoft Word 不能解释收件人姓名时显示的文本,例如,当数据源不包含名字和姓氏,而只包含公司名称时。
    4. 单击“确定”。
    5. 如果显示“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能无法查找问候语所需的部分信息。单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并所需域的相应字段。

    其他信息字段

    可以插入其他某个域中的信息,例如电话号码或捐赠人列表中的捐赠数量。
    1. 单击“其他项目”。
    2. 请执行下列操作之一:
      • 若要选择自动对应于数据源中字段的地址域(即使在该数据源的字段与域不同名的情况下),请单击“地址域”。
      • 若要选择总是直接从数据库的列采用数据的域,请单击“数据库域”。
    3. 在“域”框中,单击所需的域。
    4. 单击“插入”,然后单击“关闭”。
    5. 如果显示“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能无法查找插入域所需的部分信息。单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并所需域的相应字段。

    注释如果插入“数据库域”列表中的域,然后又切换到不具有同名列的数据源中,Word 就不会在合并文档中插入域信息。

    电子邮政

    若要添加电子邮政,您必须先安装电子邮政程序,如从万维网服务购买到的电子邮政程序。

    1. 单击“电子邮政”。

      如果没有安装电子邮政程序,Microsoft Word 将提示您安装一个电子邮政程序并自动连接到 Microsoft Office Online 网站。在此您可以获取详细信息以及指向提供电子邮政程序的其他网站的链接。

    2. 根据程序的指示,插入电子邮政。

    邮政条码

    必须选择一种支持 POSTNET 条码的标签或信封类型。

    1. 单击“邮政条码”。
    2. 在“插入邮政条码”对话框中,选择适当的地址域。

    注释只有在使用 Microsoft Word 的英文版本时,才会显示“邮政条码”选项。

  3. 对所有要插入的域重复步骤 1 和步骤 2。

注意

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