Word 2003完整教程:为主文档选择其他数据源

无论您正在重新打开在 Microsoft Word 的上一部分中处理的主文档,或者当前正处于创建邮件合并的过程中,都可以选择不同的数据源。

  1. 如果主文档没有打开,请将其打开。
  2. 如果没有显示“邮件合并”任务窗格,请指向“工具”菜单上的“信函与邮件”,再单击“邮件合并”。
  3. 通过单击“下一步”,转到任务窗格的步骤 3(“选取收件人”)。
  4. 单击“选择另外的列表”。
  5. 在“选取数据源”对话框中,定位并选择所需数据源,再单击“打开”。

    收件人列表将显示在“邮件合并收件人”对话框中,您可以在该对话框中仔细修改收件人列表。

    操作方法

    1. 请执行下列操作之一:

      使用复选框指定收件人

      如果您的列表比较简短,则该方法最有效。

      • 选中要包含的收件人旁边的复选框,并清除不希望包含的收件人旁边的复选框。

      提示

      如果知道要在合并中包含列表中的大部分记录,请首先单击“全选”,以便于清除个别记录。同样,如果要仅包含列表中的少数记录,请选择“全部清除”,再选择所需的记录。

      对列表中的项进行排序

      如果要按照字母或数字顺序查看项目,该方法很有用。

      • 单击要依照其进行排序的项的列标题,例如,如果您要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击“姓氏”列的标题。

      对列表中的项进行筛选

      如果列表中包含您不想查看或包含在合并中的记录,该方法十分有用。一旦对列表进行了筛选,则可以依照以上节中的描述使用复选框包括或排除记录。

      1. 单击要根据其进行筛选的项的列标题旁边的箭头。
      2. 单击下列项目之一:
        • “(空白)”显示相应字段为空白的所有记录。
        • “(非空白)”显示相应字段包含信息的所有记录。
        • 如果数据源包含共享相同信息的记录,并且列中包含十个或更少的单独数值,则您可根据特定的信息进行筛选,例如,如果多个地址列出的国家/地区为澳大利亚,可根据“澳大利亚”进行筛选。

        “邮件合并收件人”对话框仅显示指定的记录。若要再次显示所有记录,请单击“(全部)”。

    2. 单击“确定”以返回“邮件合并”任务窗格。Microsoft Word 将在合并中使用您指定的收件人。

    提示

    • 对于高级排序和筛选,可单击任意列名称旁边的箭头,然后单击“(高级)”。使用“筛选记录”和“排序记录”选项卡可建立所需的排序或筛选查询。
    • 如果您已经安装了地址验证软件,可单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证”来验证收件人地址的有效性。

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