Word 2003完整教程:删除个人信息或隐藏信息

把文档的副本给他人之前,最好看一遍个人信息或隐藏信息,然后再决定是否将其包含在文档中。在和他人共享该文档之前,还可以删除一些文档信息或文档文件的属性。

注释如果把一个文档以文件格式保存,该格式的文档除了可以被 Microsoft Word 读取外,还可以被其它许多程序读取,如 .txt、.htm、.mht 以及 .xml 格式。任何有权限打开该文件的人都能轻易看到其中所包含的全部个人信息。如果以 Word 文件格式 (.doc 或 .dot) 保存文档,即使那些有权限打开文件的个人也不一定能轻易的找到个人信息。例如,如果修订内容受密码保护,只有知道密码的用户才能看到谁有权限编辑文档的某些部分。

个人信息和隐藏信息保存在何处?

文件属性

这些属性包括作者、经理、公司以及最后保存者。

一些 Word 的功能在文件属性中使用了个人信息。 如果删除这些信息,这些功能将不会按希望的那样得以实现。删除个人信息影响下列功能:

其他隐藏信息

例如,尽管您无法看到隐藏文本、校订文本、注释或域代码或希望其保留在最终版本中,这些信息仍可以保留在文档中。当注册您的软件时遇到需要输入个人信息的情况时,如您的姓名或电子邮件地址,一些 Microsoft Office 文档把这些信息作为文档的一部分储存在文档中。添加到文档的自定义域中所含的信息,如“作者”或“所有者”域,不会被自动删除,您必须编辑或删除自定义域才可以删除此信息。

从文件属性中删除个人的信息

使用该选项的时候,下列个人信息将会从文档中删除:

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“安全性”选项卡。
  2. 选中“保存时从此文件中删除个人信息”复选框。
  3. 保存文档。

删除其它隐藏信息

通过检查下列功能删除隐藏信息:

修订和批注

  1. 若要快速显示修订或批注,请单击“视图”菜单上的“标记”。
  2. “审阅”工具栏上,单击“后一处修订或批注”,再单击按钮图像“接受所选修订”“拒绝所选修订”按钮图像以使修订永久化。按钮图像
  3. 接受或拒绝修订,直到文档中不存在修订。

注释

设置为“隐藏”属性的文字

文档的早期版本

如果指定了 Microsoft Word 在同一文件中保存文档的一个或多个版本,这些版本将作为隐藏信息保存于文档中,以便于以后进行检索。因为其他人可以看到这些文档版本,而且用其他格式保存文档时这些信息可能不再隐藏,所以在共享文档之前可能需要删除这些版本。

“自动图文集”

因为“自动图文集”条目存储在文件中,所以请不要使用“自动图文集”条目来将敏感数据存储在要分发的文件中。

文件代码

请执行下列操作之一:

注释任何阅读文档的人都可以看到域代码,因此请确保域代码中放置的信息不是机密信息。

快速保存

如果您使用选定的“允许快速保存”复选框来保存文档,然后将文档以文本文件的形式打开,这时文档中就可能包含您以前删除过的信息。原因是:“快速保存”功能是将对文档所做的修改附加到文档尾部,并不是将所做的修改(包括删除信息)合并到文档中。

若要彻底删除文档中的已删除信息,请进行如下的操作:

  1. 如果是以文本文件方式打开文档,请关闭文本文件并将该文档作为常规的 Word 文档打开。
  2. 在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“保存”选项卡,然后清除“允许快速保存”复选框。
  3. 在“文件”菜单上,单击“保存”。

增强合并的随机编号

当您比较和合并文档的时候,Microsoft Word 使用随机生成的编号来帮助追踪相关的文档。尽管这些编号是隐藏的,但它们的存在可用来说明两个文档是相关的。如果您选择不保存这些编号,那么合并文档的结果将不是最佳的。

  1. “工具”菜单中,单击“选项”,再单击“安全性”选项卡。
  2. 清除“存储用于增强合并精确性的随机编号”复选框。

文档保护的例外情况

如果得到许可能够对部分所选择的被保护文档进行编辑,则该信息与文档一起被储存。为有助于避免该信息被查看,可以采用密码或文档加密的方式加强保护。

您的文档和 Microsoft

除非将您的文档发送至 Microsoft,否则 Microsoft 无法访问文档的任何信息。

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