Word 2003完整教程:批注、修订及比较并合并文档疑难解答

审阅者识别

试图(在“显示”菜单上或批注框中)查看作出更改的用户时,看到无法识别的标识符

可能是一位或多位审阅者在设置 Microsoft Word 时未设置用户信息。因此您看到通用标识符而不是批注批注框上方屏幕提示中他们的姓名。

发送文档进行审阅之前,请要求每一位审阅者确认他们已更新“选项”对话框(“工具”菜单,“选项”命令)中“用户信息”选项卡上他们的姓名。

每次保存文档时,与修订或批注相关的姓名更改为“作者”

您可能选中了“选项”对话框中“安全性”选项卡上的“保存时从此文件中删除个人信息”复选框。如果选中了该选项,则在保存文档时,包括与修订和批注相关的姓名在内的个人信息将被删除。

显示标记

不需要在批注框中出现插入或删除。

要显示文档正文中标记的插入和删除,在“审阅”工具栏中,单击“显示”指向“批注框”,然后选择“仅用于注释/格式化”复选框。

无法确定是否启用了修订

如果启用修订功能,则在文档底部的状态栏上会以粗体显示“修订”。如果关闭修订,“修订”就会变暗。

您也可能需要转换到其他审阅模式来查看更改。若要进行该操作,请单击“审阅”工具栏上“显示以便审阅”框中的“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。

某些批注或修订完全隐藏

您可能应用了筛选。在“审阅”工具栏上,单击“显示”,然后选定要显示的项目。

或者可能因为屏幕上有太多的批注框,导致您无法看到文档中所有的修订和批注。请使用“审阅窗格”来查看所有修订和批注。

批注框中的文本与文档中插入或删除的文本外观不同

当 Microsoft Word 显示插入或删除的文本时,为了便于更简单地阅读该文本,某些格式元素会被删除或更改。例如,所有批注框文本的磅值都是由批注框文本样式来控制,因此如果您删除了使用 24 磅字体的文本,并且批注框文本样式使用的是 12 磅字体,则显示被删除文本的批注框将使用 12 磅字体。

批注框中省略的其他格式的示例包括居中或缩进文本。若要查看具有所有格式属性的插入或删除的文本,并要在“审阅窗格”中查看该文本,请单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮按钮图像

对文档所做的所有更改都没有被跟踪

您可能需要转换到不同的视图以查看对文档所做的更改。请在页面视图或Web 版式视图中查看该文档。

  1. “视图”菜单上,单击“工具栏”,然后单击“审阅”工具栏。

  2. 在“显示以便审阅”框中,单击“显示标记的原始状态”或“显示标记的最终状态”。

Microsoft Word 对某些项目不进行跟踪。其中包括:

注释将图片或图形显示为删除和重新插入的项目可以跟踪图片和图形的格式和位置更改。

意外地从“原始状态”模式切换到了“显示标记的原始状态”模式。

如果在“原始模式”中工作时启用了“修订”按钮图像“修订”会在文档底部的状态栏上以粗体显示),Microsoft Word 会自动地将“显示以便审阅”框中的显示模式切换为“显示标记的原始状态”模式。模式转换后方便您在修订文档时进行查看。

我想关闭“主文档修订和批注”窗格

该窗格被称为“审阅窗格”。若要关闭该窗格,请按 Alt+Shift+C,或者显示“审阅”工具栏并单击“审阅窗格”按钮图像按钮。

合并文档

合并文档时,得到关于格式更改冲突的消息

Microsoft Word 一次只能保存一组格式更改。当合并多个文档时,您将被提示决定是要跟踪当前打开文档的格式还是要跟踪比较文档 (在“比较并合并文档”对话框中选定的文档)的格式。

如果不需要跟踪格式更改,可以清除“比较并合并文档”对话框(“工具”菜单,“比较并合并文档”命令)中的“查找格式”复选框。

将修订合并到了错误的文档中

Microsoft Word 允许将修订合并到当前打开的文档,或合并到在“比较并合并文档”对话框中选定的文档,或是另外新建的文档。如果将修订合并到当前文档或在“比较并合并文档”对话框中选定的文档中,则可以通过单击“编辑”菜单上的“撤消”来撤消合并。或者,如果您将修订合并到新的第三篇文档中,可以关闭该文档并重新开始。

“比较并合并文档”命令不可用

您可能正在比较主控文档。Microsoft Word 不允许对主控文档进行比较。

拒绝或接受修订

当试图拒绝对项目符号或编号列表中的项目符号或编号所做的修订时,该命令不可用

对于格式列表,Microsoft Word 只允许您接受对项目符号或编号所做的格式修订,而不能拒绝它们。但是请注意,您可以接受或拒绝对列表中的这些项目所做的文字修订。

拒绝格式修订之后,文档包含了不必要的分节符

如果启用“修订”功能,Microsoft Word 将使用连续的分节符来保留某些类型的格式修订。如果您拒绝使用这些分节符的修订,则这些分节符会被保留。可以选定分节符,然后按 Delete 将之删除。

“接受所有显示的修订”、“拒绝所有显示的修订”或“删除所有显示批注”命令不可用

这些命令只有在您使用“审阅”工具栏上的“显示”菜单隐藏了某些批注或修订之后可用。如果能看见所有的批注和修订,或者文档中没有任何批注或修订,则这些命令不可用。

如果可以看到文档中的所有更改,请使用“接受对文档所做的所有修订”、“拒绝对文档所做的所有修订”或“删除文档中的所有批注”。若要查看更改的子集,请使用“审阅”工具栏上的“显示”菜单。

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