Word 2003完整教程:主控文档和子文档疑难解答

修订内容

在子文档中进行了修订,但看不到修订标记。

子文档可能是折叠的。若要查看子文档,请在大纲视图中显示主控文档,再单击“大纲”工具栏上的“展开子文档”按钮图像

还可以通过打开子文档来查看修订。

无法使用“大纲”工具栏上的子文档按钮。

自定义格式和版式

展开的主控文档与个别子文档中的样式外观有所区别。

可以在主控文档或个别子文档中使用不同的模板,或在模板中使用不同的设置。将子文档作为展开的主控文档的一部分查看或打印时,Microsoft Word 使用主控文档模板中的样式显示或打印子文档。

若要使用子文档原始模板中的样式显示或打印子文档,请在子文档窗口中将其打开。如果要在主控文档和子文档中使用相同的模板,请将主控文档的模板附加到每个子文档中。

打印主控文档时,在每节的开头都显示了错误的页码或页眉和页脚。

若要在整个主控文档中使用相同的节格式(如页码、页眉或页脚),请在主控文档中设置这些格式。

若要更改个别子文档的页码、页眉或页脚,请打开子文档并设置所需格式。

查看主控文档时,没有看到标题编号。

您可能打开了某个子文档并对其应用了标题编号。在这种情况下,Microsoft Word 会将标题编号格式附加在子文档模板(而不是主控文档模板)中存储的标题样式或大纲级别上。当查看作为展开的主控文档的一部分的子文档时,Word 将用主控文档模板的标题样式或大纲级别显示子文档。若要用子文档原来模板的标题样式或大纲级别查看子文档,请在子文档窗口中将其打开。若要为整个主控文档应用标题编号,请在主控文档中设置标题编号。

无法在主控文档中查看或打印图形。

图形的格式可能设置为浮动图形。若要查看图形,请单击“视图”菜单中的“页面”或“Web 版式”。若要打印图形,请将其设置为嵌入式图形。

更新跨文档引用

无法链接子文档中的文本框。

用户可能在试图链接不同子文档中的文本框。若要在主控文档中链接文本框,这些文本框必须处于同一个子文档中。所以,请首先将文本框移动或复制到同一个子文档中,然后再重新操作。

打开子文档时,某些交叉引用被错误信息“错误!未找到引用源。”或“错误!未定义书签。”所代替。

若要更新对其他子文档的交叉引用,必须在主控文档内部对子文档进行操作,而不能在处理某个打开的子文档时更新这些交叉引用。请关闭子文档,打开主控文档,然后展开子文档,选定包含错误信息的文本,然后按 F9 更新交叉引用。

目录或索引中包含的是错误信息,而不是页码。

目录或索引可能位于某个子文档中。若要更新索引或目录,必须在主控文档中对子文档进行操作,而不能在某个打开的子文档中对其进行操作来将其更新。请关闭包含目录或索引的子文档,然后打开主控文档,展开子文档,单击目录或索引中的任何位置,然后按 F9 更新页码。

管理文件

创建子文档时,Word 在错误的地方进行划分。

创建子文档时,请确认选定了要划分子文档的全部文本。所选内容应以用来标识每个子文档的标题样式或大纲级别开头。Microsoft Word 用所选内容中的第一个标题决定在何处创建子文档。例如,如果所选内容以格式设置为“标题 3”样式的文字开头,Word 将在所选内容中每个“标题 3”处创建新的子文档,即使所选内容中包含格式设置为“标题 1”或“标题 2”样式的文字。

需要找到各个子文档的文件名和位置。

若要查看每个子文档的文件名和位置,请在大纲视图中显示主控文档,然后折叠子文档。子文档的超链接显示文字将显示文件名及其位置。如果部分文件名或位置在屏幕上不可见,可将指针停留在超链接显示文字上,文件名及其位置将会显示在一个弹出窗口中。若要重新命名或移动子文档,必须在主控文档中打开文档,并且在子文档中使用“另存为”命令。

主控文档无法找到或识别子文档。

您或者其他人也许在“Microsoft Windows 资源管理器”中重新命名了子文档。如果要重新命名或移动子文档,应在主控文档中进行(即应在主控文档中打开子文档,然后重新命名文件)。

无法找到主控文档工具栏按钮。

若要显示主控文档工具栏按钮,请在“大纲”工具栏中单击“主控文档视图”

无法打开或关闭主控文档视图。

打开或保存文件

Word 不保存主控文档及其子文档。

一个主控文档中所能允许的子文档的最大数目,取决于已打开的文件数、已打开的文件大小、正在运行的程序数目、计算机内存的大小、正在使用的操作系统和其他系统配置。如果在保存主控文档时达到了这个极限,Microsoft Word 将不能保存您的文档。您可以进行下列操作:

然后可将子文档中的文本复制到某个普通 Word 文档中。

将主控文档保存到其他文件夹时,子文档未一起保存。

若要在新的位置处理主控文档和子文档,请首先执行下列操作:

  1. 在大纲视图中显示主控文档。
  2. 打开要保存到新位置的子文档。如果子文档是折叠的,请单击要打开的子文档的超链接。如果子文档是展开的,请双击要打开的子文档的图标子文档图标。如果无法看到子文档图标,请单击“大纲”工具栏上的“主控文档视图”按钮图像
  3. 在“文件”菜单上,单击“另存为”。
  4. 若要将副本保存到其他文件夹,请在“保存位置”框中选择其他位置,或单击文件夹列表中的其他文件夹名,或同时执行这两项操作。
  5. 在“文件名”框中为该文档键入新文件名。
  6. 单击“保存”。
  7. 在“文件”菜单上,单击“关闭”。对每个子文档重复执行步骤 2 至 6,然后将主控文档保存到新的位置。

试图打开主控文档或子文档,却看到消息显示文件正在使用中。

如果主控文档保存在网络位置上,则可能是因为另一个用户打开了主控文档或子文档。如果文档在使用中,您也许能够打开该文档的副本或以只读方式打开,但是不能修改原来的文档。然而,如果打开了主控文档的副本或以只读方式打开,仍然可以修改它所包含的子文档(只要该子文档处于折叠状态,而且又没在使用中)。

打开了子文档,但不能对其进行修改。

该子文档可能处于锁定状态,这意味着可查看该子文档但不能进行修改。注意,如果子文档是折叠的,则所有子文档都处于锁定状态。Microsoft Word 将在以下几种情况下锁定子文档:

得到错误信息“子文档...丢失。”

如果下列任意情况发生,Microsoft Word 将无法打开子文档:

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Word 2003完整教程:主控文档和子文档疑难解答

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