Word 2003完整教程:邮件合并疑难解答

打开或创建主文档

我需要使用由其他版本的 Word 创建的主文档

可以使用由下列 Microsoft Word 版本创建的主文档。

更改邮件标签或信封尺寸后,不知道如何对主文档进行相应的调整

请打开主文档。如果未显示“邮件合并”任务窗格,请指向“工具”菜单上的“信函与邮件”,再单击“邮件合并”。在任务窗格的步骤 2(“选择开始文档”)中,单击“标签选项”或“信封选项”,然后选择所需的尺寸。

无法创建目录

某些以前版本的 Microsoft Word 中的“目录”(catalog) 现在称为“目录”(directory)。可以通过在“邮件合并”任务窗格的步骤 1 中选择“目录”,并遵循任务窗格中的步骤来创建目录。

不知道如何将邮件合并主文档恢复为常规文档

  1. 打开主文档。

  2. 在“邮件合并”工具栏上,单击“主文档设置”按钮图像,再单击“普通 Word 文档”。

将数据合并到主文档中

打印出的是合并域而不是数据

打印前请关闭域代码的显示。在“工具”菜单上,单击“选项”命令,单击“打印”选项卡,然后清除“域代码”复选框。

邮件合并文档中包含空行

若要避免 Microsoft Word域(例如 IF、SET 或 ASK)中包含空行,请执行下列操作:

我选择了该选项来编辑每一封信函,但不知道如何打印特定的信函

将套用信函或相似类型的合并文档合并到某个新文档时,Microsoft Word 将每封信函分别放置在新文档的不同节。

如果仅打印新文档中特定的信函,请单击“文件”菜单上的“打印”。在“页码范围”框中,键入包含想要打印的信函部分的号码。例如,若要打印第 3、第 6、第 7 和第 8 封套用信函,请在“页码范围”框中输入“s3,s6-s8”。若要识别节的编号,请单击某个字母,然后注明显示在状态栏中的节的编号,例如,“Sec 3”。

意外出现“匹配域”对话框,我不了解应进行的操作

如果出现“匹配域”对话框,则 Microsoft Word 可能无法查找域所需的地址块、问候语或其他信息。请单击“(不可用)”旁边的箭头,然后选择数据源中对应于邮件合并中所需域的相应字段。

试图合并到电子邮件时,显示消息询问是否允许对 Outlook 地址进行访问

使用 Microsoft Outlook 作为电子邮件程序合并到电子邮件时,可能会收到 Outlook 消息,通知您某个程序正试图访问电子邮件地址和发送电子邮件。这些安全性措施设计用于防止病毒通过电子邮件进行复制。

若要继续合并,请选择“允许访问”复选框,然后选择完成合并所需的时间。请单击“是”,如果再次得到提示,继续单击“是”直到完成合并。

如果以 HTML 格式发送电子邮件,则不会出现这些提示。若要在执行合并到电子邮件时避免出现提示,请在“合并到电子邮件”对话框中选择 HTML 作为邮件格式。

我需要使用 Microsoft Query 检索数据,但无法找到它

可以从“选取数据源”对话框启动 Microsoft Query。请单击“工具”菜单,然后单击“MS Query”。

在合并文档中意外信息的外观

我看到陌生人的地址信息

“插入地址块”和“问候语”对话框提供示例信息以供预览。在这些对话框中看到的示例接收人不会出现在合并文档中的任何地方。

“Dear”或其他问候在问候语重复

默认情况下,问候语域包含称呼。如果不希望包含称呼而要在文档中手动输入,请在“问候语格式”框(在“问候语”对话框中)中单击“(无)”。

邮件合并文档中各部分格式不同

如果数据源中的信息与主文档中的文本的格式不同,则合并信息时,格式可能看起来不正确。

在主文档中选择与要设置其格式的数据相对应的整个合并域。请单击“格式”菜单上的“字体”命令,并选择所需选项。

在合并文档的几个部分中看到不需要的信息

可能在文档中误插入了不需要的域。请打开主文档并删除多余的域,这些域会用括号 << >> 括起来。

地址格式不一致。

如果数据源包含其他国家或地区的地址,Word 可以根据收件人地址的国家或地区来设置地址格式。如果希望所有地址都使用同一格式,可以通过清除“根据目标国家/地区设置地址格式”复选框来关闭“插入地址块”对话框中的该选项。

一些收件人信息丢失

我为特定收件人添加信息,但该信息却添加到所有的收件人

若要在每一封个人信函、电子邮件等项目中编辑信息,需要首先完成合并,然后在结果合并文档中进行所需的更改。在主文档中编辑信息将作用于所有的收件人。

信息出现在相同的行,或者间距不正确

Microsoft Word 在插入点位置插入地址块、问候语和其他域。请确认在这些域的前后包含正确的间距和段落标记,类似于对文本进行的操作。

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